O que é a gestão do conhecimento?
Definição de gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento é o processo de criação, captura, estruturação, armazenamento, análise e compartilhamento de conhecimento em uma organização para ter eficiência operacional. Como todas as organizações dependem de dados, as ferramentas de gestão do conhecimento ajudam a garantir uma tomada de decisão eficaz. O modo como as organizações gerenciam os dados (ou o conhecimento) afeta diretamente a produtividade, o crescimento e a resiliência. Sistemas eficazes de gestão do conhecimento permitem que os funcionários acessem informações de forma rápida quando for necessário. O resultado é uma colaboração aprimorada, tempos de resposta mais rápidos, melhor atendimento ao cliente e bons resultados comerciais gerais.
A gestão do conhecimento captura, registra e divulga informações essenciais de dados organizacionais e de equipe para notícias internas e externas. Tendências de mercado, relatórios de desempenho, documentos de estratégia, fluxos de compras e muito mais compõem a rede de informações que, quando gerenciadas de forma eficaz, podem melhorar a eficiência operacional.
A gestão do conhecimento depende de um sistema de gerenciamento de conhecimento, composto de bancos de dados e protocolos. A gestão eficaz do conhecimento também exige a compreensão dos processos, críticos ou auxiliares, que atendem às operações de uma organização. À medida que os volumes de dados aumentam e as empresas se transformam em modelos distribuídos, o gerenciamento eficiente do conhecimento oferece às organizações mais agilidade, velocidade e melhores insights. É aí que entra a busca. Ao aproveitar o poder da busca e da tecnologia de IA de busca para impulsionar os sistemas e recursos de gestão do conhecimento, as organizações capacitam a tomada de decisão e impulsionam a inovação.
Tipos de conhecimento
As organizações dependem de três tipos principais de conhecimento: conhecimento explícito, conhecimento tácito e conhecimento implícito. Os conhecimentos explícito, implícito e tácito desempenham diferentes funções em uma organização. Eles são normalmente descritos como conhecimentos know-what, know-how, and know-why, respectivamente. Entender qual tipo de informação se enquadra em qual tipo de conhecimento é fundamental para o gerenciamento eficaz do conhecimento, orientando a identificação, captura e armazenamento do conhecimento.
Conhecimento explícito
O conhecimento explícito é definido como aquele que pode ser facilmente definido, registrado e disseminado. É o tipo de conhecimento mais facilmente compartilhado. O conhecimento explícito pode incluir procedimentos operacionais, políticas da empresa, relatórios de pesquisa, dados financeiros e históricos, perguntas frequentes aprovadas e muito mais. Se você puder falar ou escrever, trata-se de conhecimento explícito.
As empresas precisam de conhecimento explícito para treinar novos funcionários, manter o controle de qualidade e garantir a conformidade com as normas. Os repositórios de conhecimento, como os procedimentos operacionais padrão de uma empresa, contêm conhecimento explícito e orientam os funcionários em várias tarefas. Ao gerenciar com eficácia o conhecimento explícito, as organizações melhoram sua eficiência e resiliência: as equipes podem reduzir os erros e garantir que as práticas recomendadas sejam seguidas de forma consistente.
Conhecimento tácito
O conhecimento tácito é o conhecimento adquirido com a experiência individual e é mais difícil de definir. Inclui o conjunto de instintos, intuição e habilidades adquiridas ao longo do tempo. Ter conhecimento tácito não é tão simples quanto ter acesso ao conhecimento explícito. Ele pode ser transferido por meio de orientação, coworking, espaço e experiências compartilhados e aprendizado.
Um exemplo de conhecimento tácito pode ser a forma como um gerente de projeto percebe as necessidades de um cliente: ele pode entender, por meio de intuição e anos de experiência, que o cliente precisa de atualizações mais frequentes e de uma abordagem mais colaborativa dos resultados para manter um relacionamento bem-sucedido. O gerente de projeto pode não ser capaz de explicar claramente o instinto, mas ele terá o conhecimento tácito necessário para ter sucesso.
Conhecimento implícito
O conhecimento implícito, embora às vezes usado de forma intercambiável com o conhecimento tácito, pode ser definido como a aplicação do conhecimento explícito, ou seja, o know-how. Ele ainda não foi codificado, mas serve como ponte entre o conhecimento explícito e o conhecimento tácito. Por exemplo, um desenvolvedor pode consultar um colega para entender qual curso de ação seguir para um problema específico. Os colegas compartilharão o conhecimento implícito para ajudar na solução dos problemas.
Para registrar o conhecimento implícito, as organizações podem incentivar práticas reflexivas, como resumos ou análises pós-projetos, durante as quais os funcionários podem discutir experiências e ideias. Isso aumenta a visibilidade implícita do conhecimento, tornando-o acessível a outras pessoas, e serve ao processo de gestão do conhecimento dentro de uma organização.
Os 5 Ps da gestão do conhecimento
As organizações podem contar com os 5 Ps da gestão do conhecimento: propósito, pessoas, processo, plataforma e performance.
- Propósito: a pergunta a ser feita aqui é quais são os objetivos gerais da organização e como o conhecimento pode contribuir e ajudar a alcançar essas metas estratégicas.
- Pessoas: as pessoas com as habilidades certas podem contribuir para o conhecimento de uma organização. A gestão do conhecimento também depende da compreensão das necessidades dos usuários finais e das partes interessadas.
- Processo: a gestão do conhecimento está vinculada aos sistemas, governança e políticas da organização e garante que eles sejam seguidos com eficiência.
- Plataforma: a captação e o compartilhamento de conhecimento dependem de você encontrar as ferramentas, as abordagens técnicas e as soluções certas.
- Performance: como em qualquer projeto de gerenciamento, medir continuamente o desempenho em relação às metas organizacionais e estabelecer um ciclo de feedback é essencial.
Ao definir esses componentes, as organizações podem formar estratégias personalizadas e definir práticas recomendadas para iniciar fluxos de trabalho eficientes, escolher as ferramentas certas, identificar as partes interessadas e medir o sucesso das iniciativas de gestão do conhecimento.
Processo de gestão do conhecimento
O processo de gestão do conhecimento varia de uma organização para outra, da mesma forma que os processos e as práticas padrão também variam. No entanto, o gerenciamento eficaz do conhecimento é, em essência, um processo sistemático, às vezes definido por quatro Cs: criação, captação, curadoria e colaboração. Embora possa haver variação nos nomes dados aos diferentes estágios do processo, captar, armazenar, compartilhar e utilizar o conhecimento dentro de uma organização normalmente envolve as seguintes etapas:
1. Criação de conhecimento
A primeira etapa do processo de gestão do conhecimento é identificar quais conhecimentos existem na organização e quais informações são essenciais para as operações. Isso é criação de conhecimento. Compreender a diferença entre conhecimento explícito, tácito e implícito nesta etapa é crucial para configurar as etapas a seguir no processo de gestão.
2. Captação de conhecimento
Uma vez que o conhecimento tenha sido adquirido, ele deve ser captado, registrado e/ou codificado. As organizações podem documentar o conhecimento explícito em bancos de dados estruturados, como planilhas ou manuais. O conhecimento implícito e tácito pode ser captado por meio de entrevistas, programas de orientação ou estudos de caso antes de ser armazenado.
3. Armazenamento de conhecimento
O armazenamento do conhecimento é uma etapa fundamental no processo de gestão do conhecimento. Como e onde as informações são armazenadas determina a facilidade de acesso pelas partes interessadas. Essa etapa exige que um sistema de tecnologia da informação, ou sistema de TI, esteja instalado: é aqui que o conhecimento se torna informação, que se torna dados. A maioria dos tipos de conhecimento é categorizada como dados não estruturados em um sistema de TI e é armazenada em repositórios de conhecimento ou bancos de dados. Diferentes tipos de dados podem exigir formatação diferente para caber em determinados repositórios.
Descubra as práticas recomendadas de armazenamento de dados não estruturados
4. Compartilhamento de conhecimento
Depois que o conhecimento é adquirido, captado e armazenado, ele pode ser compartilhado para uso pessoal e coletivo em uma organização por meio de treinamento, briefing e intercâmbio. O compartilhamento ou a disseminação bem-sucedidos de conhecimento estão vinculados à cultura organizacional: se uma empresa incentiva o compartilhamento de conhecimento desde o início, isso ajuda na disseminação de informações. Isso, por sua vez, pode ajudar uma organização a manter uma vantagem competitiva por meio de mais produtividade, melhorar a disposição e, por consequência, mais resiliência.
5. Revisão e atualização de conhecimento
Revisar e atualizar o conhecimento é uma parte vital do que é, em suma, um processo contínuo e permanente. À medida que o conhecimento evolui, a captação também deve evoluir. Informações desatualizadas podem ser um problema em qualquer máquina organizacional. É por isso que é importante realizar revisões frequentes do conhecimento por meio de auditorias e atualizar o conhecimento conforme necessário.
Benefícios da gestão do conhecimento
Quando a gestão é bem feita, os benefícios da gestão do conhecimento se estendem do desempenho interno ao crescimento dos negócios. As organizações consomem e produzem informações para funcionar. Compreender, aproveitar e aplicar essas informações às práticas comerciais mantém as empresas competitivas. Os sistemas eficazes de gestão do conhecimento influenciam a produtividade, a eficiência e o resultado, otimizando a eficiência operacional e impulsionando a inovação.
Melhor desempenho
O acesso às informações quando necessário, com pouco ou nenhum atrito, permite que os funcionários tomem decisões com mais rapidez, colaborem melhor e trabalhem com mais eficiência. Como resultado, o desempenho geral da organização melhora.
Análise competitiva aprimorada
A gestão do conhecimento adaptada a uma organização irá, na fase de identificação do conhecimento do processo, levar em consideração quais dados são relevantes para a empresa. Ao coletar, processar e armazenar informações relacionadas a tendências de mercado, aos concorrentes e às preferências dos clientes, as organizações ganham vantagem nos processos de análise competitiva.
Melhoria contínua
O compartilhamento de conhecimento contribui para a melhoria contínua dentro da organização. Quando os funcionários aprendem uns com os outros e têm acesso a informações atualizadas, a organização se beneficia, especialmente se tiver implementado uma cultura de compartilhamento de conhecimento. A captação de conhecimento também faz parte de um ciclo de feedback contínuo que dá apoio ao refinamento de processos, produtos e serviços.
Fomento à inovação
Quando o conhecimento é compartilhado de forma livre e facilmente acessível, a inovação pode prosperar. A gestão bem-sucedida do conhecimento facilita a troca de ideias, incentiva a colaboração e ajuda a romper silos conectando informações diferentes. Isso leva às inovações revolucionárias. Ao tornar o conhecimento mais acessível e promover uma cultura de compartilhamento de conhecimento, as organizações podem aproveitar a inteligência coletiva da força de trabalho para gerar novas ideias e soluções.
Estratégias para a gestão eficaz do conhecimento
A identificação de estratégias bem-sucedidas de gestão do conhecimento pode começar com a compreensão de como a gestão do conhecimento falha. Acumular conhecimento, o anticompartilhamento de conhecimento, pode resultar em lacunas significativas de conhecimento e diminuir ativamente a produtividade. O compartilhamento de informações desatualizadas também pode afetar negativamente o resultado. O mais comum é que a busca de informações consuma muito tempo e recursos, a antítese da produtividade e da eficiência. A gestão eficaz do conhecimento se baseia nessas estratégias:
Cultura organizacional e liderança: a cultura é o antídoto para o acúmulo ou a guarda de conhecimento e o cerne de um sistema de gestão do conhecimento bem-sucedida. Um ambiente que incentiva e recompensa ativamente o compartilhamento de conhecimento, explícito, implícito e tácito, ajuda na colaboração e na produtividade e impulsiona a inovação.
Incentivos e recompensas: para consolidar uma cultura de compartilhamento de conhecimento, as organizações podem implementar incentivos e recompensas para os funcionários. Incentivar os funcionários a participarem da gestão do conhecimento ajuda o processo contínuo em geral: substituir informações desatualizadas é fundamental para o sucesso da gestão do conhecimento. A implementação de um protocolo para atualizações frequentes de conhecimento pode ajudar a lidar com o fluxo constante de informações que fluem em uma organização.
Sistemas de gestão do conhecimento: os sistemas de gestão do conhecimento (KMS) são cruciais para a captação, armazenamento e disseminação do conhecimento. Para que esses sistemas atendam aos usuários, eles devem ser fáceis de usar, acessíveis e integrados às ferramentas necessárias.
A busca por informações pode ser o maior obstáculo para a eficiência. A implementação de ferramentas de busca em sistemas de gestão do conhecimento é crucial para a disseminação e aplicação eficazes do conhecimento. Aproveitar a IA por meio de aplicativos de busca conversacional também pode ser considerado o próximo passo nas integrações de pesquisa e gestão do conhecimento.
- Treinamento e desenvolvimento: embora a implementação de uma cultura de compartilhamento de conhecimento, incentivos e recompensas seja uma estratégia fundamental para uma gestão eficiente do conhecimento, ela precisa ser reforçada pelo treinamento e desenvolvimento dos funcionários. Isso garante a padronização da gestão do conhecimento dentro da organização e resulta em uma força de trabalho capacitada.
Gestão do conhecimento com Elastic
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