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Trouver des fichiers stratégiques : un défi de taille pour les salariés qui peuvent le relever à l'aide d'une recherche améliorée

Avant que la pandémie de COVID-19 n'oblige tout le monde à se confronter au travail virtuel, la plupart des entreprises possédaient des quantités astronomiques de contenus gérées par plusieurs équipes et des dizaines, voire des centaines, d'applications. Or, une nouvelle recherche vient de mettre en lumière le coût pour les entreprises, la productivité, la confiance et les opportunités que les mauvaises expériences des employés ont engendré.

Alors que les environnements de travail hybrides ne semblent pas prêts de disparaître, 58 % des 1 000 travailleurs du savoir basés aux États-Unis qui ont été interrogés par Wakefield Research au nom d'Elastic déclarent que la recherche de documents est l'un des principaux problèmes liés au télétravail. En outre, 81 % d'entre eux avouent avoir du mal à trouver des documents lorsqu'ils se sentent sur la sellette à cause d'un responsable ou d'un client. Alors que les employeurs cherchent de nouvelles manières de favoriser la croissance malgré la pandémie et que la demande ne faiblit pas pour un modèle de travail distribué, les chefs d'entreprise doivent davantage autonomiser leur personnel afin qu'il soit en mesure de répondre à l'une des questions les plus fréquentes actuellement : "Pouvez-vous me trouver ce fichier ?"

[Votre organisation est-elle prête pour la recherche unifiée sur l'espace de travail ?]

Le coût en matière de productivité

Il est à peine surprenant de constater que le temps perdu à chercher des documents et des fichiers a de lourdes conséquences sur la productivité des employés : 54 % des participants au sondage ont affirmé qu'ils passent plus de temps à chercher des documents qu'à répondre à des e-mails, un chiffre qui s'élève à 60 % dans les espaces de travail principalement à distance. D'après le personnel, tout ce temps et toute cette énergie devraient plutôt être employés à améliorer les processus des entreprises, à organiser les espaces de travail en vue d'améliorer la productivité ou à planifier des réunions.

60 % des membres du personnel travaillant principalement à distance ont affirmé qu'ils passent plus de temps à chercher des documents qu'à répondre à des e-mails.

Regardez cette infographie pour savoir comment la recherche constante de documents tout au long de la journée de travail est synonyme de perte de temps et de diminution de la productivité des employés.

Le coût en matière de confiance

Lorsque le personnel n'arrive pas à trouver les informations dont il a besoin au moment opportun, les conséquences vont au-delà de la perte de temps et de la productivité diminuée : les employés commencent à être moins capables de donner le meilleur d'eux-mêmes au travail. Comme plus de 80 % des professionnels sondés l'ont déclaré, ils ont déjà eu du mal à trouver un fichier ou un document dont ils avaient besoin pour éviter d'être critiqués par un responsable ou un client ou bien de subir d'autres conséquences négatives. Et 31 % d'entre eux se retrouvent souvent dans une telle situation. S'ils ne bénéficient pas d'une recherche sur l'espace de travail efficace, les employés manquent de confiance en leur capacité à gérer des situations de stress dans leur milieu professionnel et à donner une bonne impression dans des circonstances critiques.

Le coût en matière d'opportunités

La perte la plus importante engendrée par une mauvaise expérience de recherche concerne sans doute les opportunités. Près d'un professionnel sondé sur trois affirme qu'il pourrait davantage travailler à élargir l'éventail de ses compétences métier s'il passait moins de temps à chercher des fichiers et des documents. En outre, 26 % des participants à l'étude ont expliqué qu'ils aimeraient nouer de meilleures relations avec les clients et leurs collègues. Ainsi, il est évident que l'incapacité à trouver des informations rapidement n'engendre pas seulement une perte en matière de temps, de productivité et de confiance chez les employés : cette situation leur vole littéralement des opportunités de développement professionnel.

La solution : la recherche unifiée sur l'espace de travail

Alors que le recours au travail virtuel poursuit son accélération, comment les entreprises peuvent-elles autonomiser leurs équipes pour leur permettre de trouver les contenus dont elles ont besoin ? En effet, ce défi est très largement reconnu : 58 % des professionnels sondés estiment que la capacité de recherche de contenus est l'un des trois principaux obstacles à franchir pour faciliter le travail à distance, tandis que 41 % des responsables considèrent qu'il s'agit du principal problème à résoudre.

La solution réside dans la recherche. En effet, cette dernière permet aux équipes de trouver le contenu dont elles ont besoin, au moment opportun, tout en diminuant leur frustration, en réduisant la duplication inutile des contenus et en boostant la productivité. Grâce à la recherche unifiée sur l'espace de travail, les équipes peuvent également fournir des réponses centralisées. Ainsi, elles ne perdent plus de temps dans les recherches et peuvent se consacrer aux tâches importantes pour elles.

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