Docusign bietet mit Elastic Kund:innen weltweit die Leistungsfähigkeit der generativen KI
Kunden finden Dokumente in Minuten, nicht in Stunden
Mit Elasticsearch verkürzt Docusign die Zeit, die Kunden zum Abrufen geschäftskritischer Dokumente benötigen, erheblich.
Skalierbares Repository mit Elasticsearch
Kunden können täglich Millionen von Vereinbarungen sicher hinzufügen, in dem Wissen, dass das zentrale Repository von Docusign, genannt Navigator, mit Elasticsearch widerstandsfähig und skalierbar ist.
Elasticsearch ist die einzige Lösung, die täglich Milliarden neuer Verträge verarbeiten kann und es Docusign ermöglicht, seinen Kunden die Vorteile generativer KI zu bieten
Docusign ist ein IAM-Unternehmen (Intelligent Agreement Management) mit 1,6 Millionen Kunden und mehr als 1 Milliarde Nutzern in 180 Ländern, die seine Dienste nutzen, um täglich Millionen von Vereinbarungen zu verarbeiten. Die Organisation nutzt die Leistungsfähigkeit der generativen KI, um die Art und Weise zu verändern, wie Unternehmen Verträge erstellen, verwalten und analysieren. Das Unternehmen entschied sich dafür, Elasticsearch, das auf der Elasticsearch Platform basiert, in den Mittelpunkt seiner Docusign IAM-Plattform zu stellen.
Hiral Shah, Director of Product bei Docusign, erklärt, dass Nutzer vor IAM oft auf mehreren Plattformen – wie Google Drive, SharePoint und sogar in E-Mails – suchen mussten, um Verträge zu finden. „Ein Einkäufer, der mit einem Lieferanten zusammenarbeitet, müsste beispielsweise mit der Rechtsabteilung Rücksprache halten, um festzustellen, ob eine Geheimhaltungsvereinbarung existiert, verschiedene Systeme durchsuchen und dann das gesamte Dokument lesen, um die Einhaltung sicherzustellen“, sagt sie.
Jetzt kann IAM wichtige Einblicke in Verträge liefern, sodass Kunden mithilfe von Elasticsearch innerhalb von Sekunden spezifische, kritische Informationen in ihren Verträgen finden können. Mit diesen Einblicken können Sie Verträge schneller erstellen und verlängern und den gesamten Vertragsmanagementprozess optimieren, um Geld zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihr Geschäft auszubauen.
Microsoft Azure und Elasticsearch: Das Beste aus beiden Welten
Docusign hostete Elasticsearch zunächst auf eigenen Servern, wechselte aber kürzlich in die Cloud und betreibt Elasticsearch nun auf Microsoft Azure. „Damit erhalten wir das Beste aus beiden Welten“, sagt Shah. „Wir können dank unserer Partnerschaften mit Microsoft Azure AI leistungsstarke KI-Funktionen in Kombination mit den robusten Suchfunktionen von Elastic bereitstellen.“
Im von Elasticsearch gestützten Repository von Docusign, Navigator genannt, können Nutzer über die Suchleiste eine Frage stellen, zum Beispiel: „Finde alle Verträge mit Kündigungsklauseln.“ Elasticsearch indexiert alle relevanten Vereinbarungen und hebt den Inhalt hervor, wobei nicht nur die Antwort, sondern auch der umgebende Kontext bereitgestellt wird.
„Wir werden oft gefragt: ‚Warum Elasticsearch?‘ Einer der Hauptgründe ist die schiere Menge an Verträgen, die wir verarbeiten. Es sind täglich Millionen. Es gibt kein anderes Unternehmen auf der Welt, das ein solches Maß an Aktivitäten bewältigen kann, was Elastic zu einem unverzichtbaren Partner in unseren Abläufen macht.“
Shah betont die Rolle von KI für den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung und Analyse. Wenn ein Kunde beispielsweise einen Leasingvertrag entwerfen muss, generiert die KI eine erste Version für ihn. Während der Verhandlungsphase kann Docusign AI-Assisted Review diesen Prozess durch Änderungsvorschläge beschleunigen, indem die wichtigsten Abweichungen hervorgehoben und Änderungen vorgeschlagen werden.
Wenn es Zeit zur Ausführung ist, stellt die Identitätsprüfung sicher, dass der Unterzeichner tatsächlich die Person ist, die er vorgibt zu sein. Nach der Unterzeichnung wird die Vereinbarung in einem zentralen Repository namens Docusign Navigator gespeichert, in dem alle Daten strukturiert sind. Shah erklärt: „Elasticsearch ermöglicht es uns, Kunden dabei zu helfen, bestimmte Vereinbarungen einfach zu finden. Wenn Verlängerungsfristen näher rücken, versenden wir proaktiv Benachrichtigungen, damit möglichst keine wichtigen Termine verpasst werden.“
Einsparungen für über eine Million Kunden weltweit
Die Kunden profitieren doppelt. Zunächst einmal sparen sie erheblich Zeit. Shah erklärt: „Stellen Sie sich vor, ein Rechtsteam erhält um 21 Uhr die Anfrage, eine bestimmte Lieferantenvereinbarung zu finden. Auf traditionellem Weg konnte das Stunden dauern. Mit Navigator und Elasticsearch dauert es jetzt weniger als eine Minute, was die Effizienz deutlich steigert.“ Außerdem kann Navigator dabei helfen, finanzielle Einsparungen zu erzielen. Viele übersehen den Wert eines aktiven Vertragsmanagements. Shah merkt an: „Eines unserer wichtigsten Features kombiniert KI mit Elastic, um proaktiv Verlängerungsmöglichkeiten zu identifizieren und so den Kunden Geld zu sparen.“
Beispielsweise könnten Kunden für nicht in Anspruch genommene Leistungen von Anbietern bezahlen. Docusign kann diese Situationen jetzt identifizieren und Erinnerungen senden. Shah erklärt: „Dieser proaktive Ansatz hilft unseren Kunden, Geld zu sparen, indem ungenutzte Dienste und Verträge thematisiert werden, bevor sich Kosten anhäufen.“
Elasticsearch ermöglicht es Docusign außerdem, schnell neue Features zu ihrer IAM-Plattform hinzuzufügen. „Die Effektivität von Navigator hängt von der Fähigkeit ab, in Navigator enthaltene Informationen zu finden und zu analysieren“, sagt Shah. Elastic versetzt Docusign in die Lage, die Such- und Analysefähigkeiten zu verbessern und so sicherzustellen, dass die Nutzer stets von den neuesten Innovationen profitieren, die Mehrwert und Einblicke liefern.
Mehr bieten mit Elastic Cloud Serverless
Shah lobt das Team von Elastic für die Unterstützung von der Mission von Docusign, Kunden weltweit generative KI zugänglich zu machen. Shah sagt: „ Einer der besten Aspekte der Zusammenarbeit mit dem Elastic-Team ist deren Bereitschaft zuzuhören und sich anzupassen. Wir haben es mit unseren speziellen Anforderungen bis an seine Grenzen gefordert, aber es kommt immer wieder mit innovativen Ideen auf uns zurück und arbeitet mit uns zusammen, um unsere Ziele zu erreichen.“
In einer Phase der Beta-Test-Gespräche äußerte Shah den Wunsch, die Kosten zu optimieren. Das Elastic-Team reagierte darauf, indem es verschiedene Speichermöglichkeiten – wie „heißen“, „warmen“ und „kalten“ Speicher – vorschlug, die einen höheren Wert und eine höhere Kosteneffizienz bieten. Darüber hinaus wird die neue serverlose Technologie von Elastic es Docusign ermöglichen, seinen Kunden Lösungen auf Basis Cloud-nativer Architekturen in großem Maßstab bereitzustellen.
Shah überprüft die Möglichkeit einer Integration von Features für semantische Suche in die IAM-Plattform. Sie stellt sich einen Q&A-Ansatz vor, der eine Elasticsearch-Vektordatenbank und RAG-Lösung nutzt. Dies würde es den Nutzern ermöglichen, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und genaue und relevante Antworten auf der Grundlage der Daten im Repository zu erhalten. Shah ist überzeugt, dass dieser Ansatz die Nutzerinteraktion verbessern und datenbasierte Entscheidungsfindung erleichtern wird.
