Déclaration de confidentialité relative aux candidats

Date d'entrée en vigueur : 6 octobre 2025

Elastic N.V. et ses filiales et sociétés affiliées (« Elastic », « nous », « notre » et « nos ») nous engageons à protéger votre vie privée. La présente Déclaration de confidentialité des candidats (« Déclaration ») décrit les pratiques en matière de confidentialité qui s'appliquent à la collecte et au traitement des informations qui vous identifient ou pourraient vous identifier (« données personnelles » ou « informations personnelles ») lorsque vous vous engagez avec nous pour un emploi ou un stage, quelle que soit la méthode utilisée, ou que nous collectons auprès de sources publiques ou tierces à des fins de recrutement (collectivement, les « Sites »), ainsi que la manière dont nous traitons ces données personnelles.

Résidents de l'EEE, du Royaume-Uni ou de la Californie

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (« EEE »), au Royaume-Uni (« RU ») ou en Suisse, veuillez également vous référer à « Vos droits en matière de confidentialité » ci-dessous pour plus d'informations.

Si vous êtes résident de Californie, veuillez lire la Déclaration relative aux droits en matière de protection de la vie privée en Californie en plus de la présente Déclaration, qui décrit vos droits en Californie et explique comment Elastic « divulgue » à des « fins commerciales » mais ne « vend » ni ne « partage » vos « informations personnelles ».

Données personnelles que nous collectons et sources
Comment nous utilisons vos données personnelles
Comment nous divulguons les données personnelles
Bases juridiques du traitement de vos données personnelles
Vos droits en matière de confidentialité
Transferts internationaux de vos données personnelles
Sécurité
Notre conservation de vos données personnelles
Modifications de cette déclaration
Comment nous contacter

Données personnelles que nous collectons et leurs sources

Nous collectons les données à caractère personnel que vous nous communiquez directement, par exemple lorsque vous soumettez une candidature sur notre page Carrières, vous inscrivez pour recevoir des e-mails, participez à des enquêtes, dans le cadre d'événements de recrutement, ou lorsque nous menons des entretiens. Nous pouvons également recevoir des données personnelles vous concernant provenant d'autres sources, comme des recommandations et des références, dans le cadre de vérifications d'antécédents ou d'emploi, et de sources tierces telles que des agences de recrutement, des brokers en données ou, si la loi applicable le permet, d'autres sources telles que des Sites. Les sites incluent, sans limitation, les sites ou les réseaux sociaux auxquels vous avez adhéré, où vous avez créé une page publique ou un profil ou avez donné une autorisation permettant aux recruteurs d'accéder à vos informations et de les utiliser. Elles peuvent également inclure des sites de fournisseurs où Elastic vous a invité à participer à des évaluations ou à des entretiens en ligne. Nous pouvons également recueillir automatiquement des données personnelles à partir des sites d'Elastic. Pour des renseignements plus détaillés sur les Données à caractère personnel que nous recueillons par le biais de nos Sites, consultez notre Déclaration relative aux cookies.

Elastic peut traiter les catégories de données personnelles suivantes pour nos activités de recrutement :

Identifiants tels que le nom, l'adresse e-mail et les coordonnées
Parcours éducatif
Antécédents professionnels
Les qualifications professionnelles et l'admissibilité au travail, y compris, dans la mesure où cela est pertinent et autorisé par le droit applicable, votre nationalité, votre pays de résidence et votre statut en matière de visa et d'immigration
Emplois pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou pour lesquels vous souhaitez soumettre une candidature
CV, curriculum vitae ou relevés de notes et tout document justificatif joint à votre CV, tel que des copies de certificats et de diplômes.
Références professionnelles
Détails de la rémunération, tels que les informations sur le salaire, selon votre région
Informations relatives à la vérification des antécédents, telles que la vérification de votre parcours éducatif et professionnel, et autres informations pertinentes lorsque cela est autorisé et sous réserve des politiques d'Elastic et des lois applicables.
Informations sur vos compétences, vos qualifications, vos aptitudes et votre adéquation à occuper un poste
Informations recueillies au cours des entretiens, y compris par le biais d'enregistrements et de transcriptions d'entretiens dûment autorisés
Données issues d'enquêtes menées par Elastic ou par des tiers pour le compte d'Elastic
Informations accessibles au public, telles que les réseaux sociaux ou d'autres ressources en ligne où vos informations sont rendues publiques (Si nous collectons vos données personnelles auprès d'une source tierce, nous vous informerons de l'identité de la source dans notre première communication avec vous).
Certains types de données personnelles sensibles, dans la mesure où cela est nécessaire et autorisé par le droit applicable (certaines données personnelles peuvent être considérées comme des données personnelles sensibles en vertu de certaines lois sur la protection de la vie privée et comprennent, par exemple, le numéro d'identification délivré par le gouvernement, les informations démographiques relatives à la race ou à l'origine ethnique d'une personne, à sa santé ou à son état physique ou mental, les informations relatives aux besoins spéciaux ou aux conditions de santé, les informations relatives aux aménagements que vous pouvez demander au cours du processus de recrutement, et toute information que vous divulguez volontairement, le cas échéant, sur les opinions politiques, les croyances religieuses, l'orientation sexuelle ou l'appartenance à un syndicat. Sous réserve des lois locales applicables, ces données peuvent inclure des renseignements sur les infractions pénales ou condamnations, ainsi que toute autre information jugée sensible en vertu des lois applicables en matière de protection des données. Elastic ne demande pas de données à caractère personnel sensibles dans le cadre du recrutement, sauf si la loi locale l'exige (par exemple, pour le suivi de l'égalité des chances ou pour le respect des réglementations relatives à l'équité et à la lutte contre la discrimination). Lorsque le droit applicable en matière de protection des données ou de la vie privée l'exige, nous obtiendrons votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel sensibles.

Comment utilisons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel (telles que définies ci-dessus) dans nos activités de recrutement à des fins incluant :

Évaluer vos qualifications, vos compétences et vos intérêts par rapport à nos opportunités de carrière, notamment par le biais de l'appariement des compétences assisté par machine
Vérification des informations que vous ou d’autres fournissez et réalisation de vérifications de références ou d’antécédents (le cas échéant)
Faciliter le processus de recrutement et d’entretien, y compris avec des résumés d’entretiens générés par machine et des analyses
Prévenir les fraudes pendant le processus de recrutement et d'entretien à l'aide d'une détection automatisée ultramoderne, comme le permet la loi applicable.
La préparation d'une lettre d'offre d'emploi, lorsque votre candidature est retenue
Gestion et amélioration de nos processus de recrutement
Génération de données agrégées et statistiques pour produire des rapports de gestion contenant une analyse relative aux indicateurs de recrutement, tels que la longueur du processus de recrutement
Le respect des lois, des réglementations, des procédures juridiques ou des demandes gouvernementales exécutoires
Proactivement, nous étudions votre parcours scolaire et professionnel, vos compétences et nous vous contactons si nous pensons que vous pourriez convenir à un poste chez nous.
Lorsque nous vous avons identifié comme un candidat potentiel à partir d'informations que nous avons collectées auprès de sources publiques, en suggérant des opportunités appropriées pour vous chez Elastic
Pour toute autre finalité à laquelle vous pouvez consentir

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour protéger les droits et les biens d'Elastic, de nos utilisateurs, candidats, employés ou du public, lorsque la loi l'exige ou le permet.

Si un poste vous est proposé et que vous l'acceptez chez Elastic, les informations collectées lors du processus de recrutement seront intégrées à votre dossier professionnel.

Comment communiquons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous veillons à limiter l’accès à vos données personnelles aux seules personnes qui ont besoin d’y accéder pour effectuer leurs tâches et à des tiers qui ont un objectif légitime pour y accéder. Nous pouvons partager des données personnelles vous concernant avec des tiers conformément aux conditions contractuelles appropriées dans les circonstances suivantes :

Avec nos filiales et sociétés apparentées, en lien avec les finalités décrites ci-avant
Fournisseurs, consultants et autres prestataires de services : nous pouvons partager vos données à caractère personnel en interne et avec des prestataires de services, des agents et d'autres tiers (par exemple, des recruteurs, des consultants, des fournisseurs facilitant les entretiens, des prestataires de services de reporting et d'analyse, des avocats et des services de vérification préalable à l'embauche, si nécessaire dans le cadre du recrutement, de l'emploi, de la gouvernance d'entreprise, des acquisitions et des exigences légales ou réglementaires). Nous exigeons de ces tierces parties qu'elles protègent les informations qu'elles reçoivent au moyen de mesures de sécurité appropriées et leur interdisons d'utiliser ces informations pour leurs propres besoins ou au-delà de ce qui est nécessaire à la fourniture de leurs services.
Conformité avec la loi applicable, y compris les ordonnances contraignantes d'un organe d'application de la loi compétent, d'un organe de réglementation, d'une agence gouvernementale, d'un tribunal ou d'une autre autorité publique, ainsi que la défense de nos droits : nous pouvons divulguer vos données personnelles lorsque nous croyons que la divulgation est nécessaire ou requise par la loi ou la réglementation ; pour nous conformer à des procédures légales ou à des demandes gouvernementales (y compris en réponse aux autorités publiques pour respecter les lois sur l'égalité des chances, la sécurité nationale ou les exigences d'application de la loi) ; ou pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux.
Transferts d’entreprise : nous pouvons partager ou transférer vos données personnelles dans le cadre ou pendant les négociations d’une fusion, d’une vente d’actifs de l’entreprise, d’un financement, d’une acquisition, d’une dissolution, d’une réorganisation d’entreprise ou d’un événement similaire. Nous informerons tout acheteur que vos données personnelles ne seront utilisées que conformément à la présente déclaration.
Avec votre consentement : nous pouvons divulguer vos données personnelles à toute autre fin à laquelle vous pourriez consentir.

Bases légales du traitement de vos données personnelles

Conformément aux lois applicables dans les pays où nous opérons, nos bases juridiques pour le traitement de vos données à caractère personnel selon les modalités décrites dans la présente déclaration sont les suivantes :

« La nécessité de préparer et de conclure un contrat de travail avec vous
Votre consentement spécifique, que vous pouvez révoquer à tout moment
Respect de nos obligations légales
La protection de vos intérêts vitaux ou ceux d'autrui
La poursuite de nos intérêts légitimes (ou de ceux d'autres personnes), y compris nos intérêts dans l'examen des candidats pour les possibilités d'emploi actuelles et futures, dans la gestion et l'amélioration de nos processus de recrutement et d'embauche, dans la sécurisation de notre réseau et de nos systèmes d'information, dans la prévention et la dissuasion de la fraude dans nos processus de recrutement et d'embauche, et dans l'administration de notre conformité avec les lois et règlements d'autres juridictions que la vôtre, à moins que ces intérêts ne soient supplantés par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux, qui exigent la protection des données à caractère personnel

Catégories particulières de données à caractère personnel : les informations telles que les informations sur la santé font l'objet de protections spéciales en vertu des lois applicables dans les pays où nous exerçons nos activités. Nous pouvons traiter ces données lorsque cela est nécessaire pour exécuter nos obligations ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’une action en justice par nous, ou avec votre consentement explicite, ou pour l’exercice de nos droits ou de vos droits dans le contexte du droit du travail ou de la sécurité sociale. Par exemple, nous pouvons être amenés à traiter des informations relatives à votre santé afin de tenir compte de tout besoin particulier que vous pourriez avoir lors de votre visite dans nos locaux pour un entretien.

Vos droits en matière de protection de la vie privée

Selon l’endroit où vous vivez, vous pouvez disposer de certains droits, notamment le droit d’accéder, de corriger, de supprimer et d’exporter vos données personnelles, ainsi que de vous opposer ou de demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles.

Pour exercer vos droits, vous pouvez soumettre une demande en remplissant ce formulaire. Veuillez vous identifier et préciser votre demande. Nous répondrons à votre/vos demande(s) dans les plus brefs délais, conformément à nos obligations et au droit applicable. Lorsque la loi nous y autorise, nous pouvons refuser de traiter toute demande qui présente un caractère répétitif ou systématique déraisonnable, requiert un effort technique disproportionné, ou menace la vie privée d'autrui.

Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données dans le pays où vous vous trouvez. Consultez les coordonnées des autorités chargées de la protection des données dans l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse.

Transferts internationaux de vos données personnelles

Elastic opère à l'échelle mondiale, ce qui signifie que vos données personnelles peuvent être stockées et traitées en dehors du pays ou de la région où elles ont été initialement collectées. Nous protégeons vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration lors de leur traitement, et nous mettons en place des garanties contractuelles ou autres appropriées pour les protéger conformément aux lois applicables, y compris avec nos prestataires de services, partenaires et affiliés. Ces garanties comprennent la mise en œuvre des clauses contractuelles standard de la Commission européenne ainsi que des mesures supplémentaires, la mise en œuvre de l'addendum relatif aux transferts de données internationaux du Bureau du commissaire à l'information aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, et le respect des décisions d'adéquation prises par la Commission européenne et du Bureau du commissaire à l'information concernant certains pays, le cas échéant, pour les transferts de vos données personnelles du Royaume-Uni, de l'EEE ou de la Suisse vers les États-Unis et d'autres pays. Nous avons mis en œuvre des garanties similaires et non moins protectrices dans les juridictions en dehors du Royaume-Uni, de l'EEE et de la Suisse dans la mesure requise par les lois applicables.

Sécurité

Nous protégeons vos données personnelles grâce à des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées. Ces mesures permettent de minimiser les risques liés à l'accès ou à la divulgation non autorisés, à la perte ou à l'altération des données.

Notre conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les litiges et faire appliquer nos accords contractuels, ou si nécessaire pour nos intérêts légitimes, par exemple pour vous considérer pour d'autres opportunités d'emploi actuelles et futures chez Elastic.

Dans le cas où votre candidature à un poste chez Elastic est retenue, nous conservons les informations que vous fournissez durant le processus de candidature, ainsi que les informations relatives à votre processus de candidature, dans nos dossiers du personnel.

Si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos données personnelles pour d'autres postes pendant trois ans à compter de leur collecte, veuillez envoyer votre demande via notre formulaire. Notez toutefois que nous pouvons conserver certaines informations lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire afin de nous protéger contre toute action en justice.

Modifications de la présente Déclaration

Elastic peut examiner et mettre à jour la présente Déclaration en réponse à toute évolution légale, technique ou commerciale. Lors de toute mise à jour de la présente Déclaration, nous indiquons la date de sa révision la plus récente ci-avant. En cas de modification importante de la présente Déclaration, nous pouvons prendre des mesures appropriées afin de vous en aviser, en adéquation avec l'importance de ladite modification. Nous vous encourageons à examiner fréquemment cette déclaration pour obtenir des informations sur la façon dont Elastic traite vos données personnelles.

Comment nous contacter

Pour toute question ou problème concernant la présente Déclaration, vous pouvez envoyer votre demande via notre formulaire, ou envoyer votre demande par voie postale à l'adresse suivante :

Elasticsearch N.V.
Attn: Privacy Team
Keizersgracht 281
1016 ED Amsterdam
Pays-Bas

Délégués à la protection des données locaux : Elastic a nommé un Délégué à la protection des données externe pour les personnes concernées allemandes et a désigné des Délégués à la protection des données internes (ou équivalents) parmi notre personnel mondial en charge de la confidentialité pour d'autres lieux comme requis au Brésil, au Mexique, au Québec, à Singapour et en Afrique du Sud. Vous pouvez contacter votre délégué local à la protection des données via ce formulaire Web.

Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à vos préoccupations, vous pouvez contacter votre autorité locale de supervision de la confidentialité des données ou exercer un recours devant les tribunaux si vous estimez que les demandes d'exercice de vos droits n'ont pas été honorées.