Docusign met la puissance de l’IA générative au service de ses clients dans le monde entier avec Elastic
Les clients accèdent à leurs documents en quelques minutes au lieu de quelques heures
Avec Elasticsearch, Docusign réduit considérablement le temps nécessaire aux clients pour récupérer des documents stratégiques.
Référentiel évolutif avec Elasticsearch
Les clients peuvent ajouter des millions d’accords chaque jour en toute sécurité, sachant que le référentiel central de Docusign, appelé Navigator, est à la fois résilient et évolutif avec Elasticsearch.
Elasticsearch est l’unique solution qui peut prendre en charge des milliards de nouveaux accords quotidiennement, tout en permettant à Docusign de faire bénéficier ses clients des avantages de l’IA générative
Docusign est une entreprise de gestion intelligente des accords (IAM) forte de 1,6 million de clients et de plus d’un milliard d’utilisateurs répartis dans 180 pays, qui utilisent ses services pour le traitement de millions d’accords chaque jour. L'organisation exploite la puissance de l'IA générative pour transformer la façon dont les entreprises créent, gèrent et analysent les contrats. Elle a choisi de placer Elasticsearch, basée sur la plateforme Elasticsearch, au cœur de sa plateforme Docusign IAM.
Hiral Shah, directrice produit chez Docusign, explique qu’avant l’adoption de l’IAM, il était souvent nécessaire pour les utilisateurs de chercher à travers plusieurs plateformes — notamment Google Drive, SharePoint et même les e-mails — pour retrouver des accords. « Par exemple, un professionnel des achats travaillant avec un vendeur devrait vérifier auprès du service juridique l’existence d’un accord de confidentialité, ce qui implique de chercher dans différents systèmes puis de lire l’intégralité du document pour garantir la conformité », déclare-t-elle.
À présent, l’IAM est capable de révéler des informations clés sur les accords, permettant ainsi aux clients de localiser en quelques secondes des données critiques spécifiques au sein de leurs accords, grâce à la puissance d’Elasticsearch. Forts de ces informations, ils peuvent créer et renouveler des contrats plus rapidement et rationaliser l’ensemble du processus de gestion des accords pour réaliser des économies, réduire les risques et développer leur activité.
Microsoft Azure et Elasticsearch : le meilleur des deux mondes
Après avoir initialement hébergé Elasticsearch sur ses propres serveurs, Docusign a plus récemment migré vers le cloud et fait désormais tourner Elasticsearch sur Microsoft Azure. « Cela nous permet de tirer parti du meilleur des deux mondes », précise Hiral. « Nous pouvons délivrer de puissantes capacités d’IA grâce à nos partenariats avec Microsoft Azure AI, tout en profitant des fonctionnalités de recherche robustes d’Elastic. »
Dans le référentiel de Docusign appelé Navigator et optimisé par Elasticsearch, les utilisateurs ont la possibilité de poser une question dans la barre de recherche, comme : « Trouve-moi tous les accords avec des clauses de résiliation ». Elasticsearch indexe tous les accords concernés et souligne le contenu, apportant non seulement la réponse, mais aussi le contexte qui l’entoure.
« On nous demande souvent : ''Pourquoi Elasticsearch ?'' L'une des principales raisons est le volume de contrats que nous traitons ; des millions par jour. Aucune autre entreprise au monde ne peut gérer un tel niveau d'activité, ce qui fait d'Elastic un partenaire essentiel de nos opérations ».
Hiral insiste sur le rôle de l’IA sur l’ensemble du cycle de vie des accords, de leur création et négociation à leur exécution et analyse. Par exemple, lorsqu’un client doit rédiger un contrat de location, l’IA en génère une version préliminaire pour lui. Pendant la phase de négociation, Docusign AI-Assisted Review peut accélérer le processus en proposant des révisions, en mettant en relief les écarts critiques et en suggérant des modifications.
Au moment de signer, la vérification d’identité permet de confirmer que le signataire est bien la personne qu’elle prétend être. Après signature, l’accord est enregistré dans le référentiel central baptisé Docusign Navigator, où toutes les données sont organisées de manière structurée. Hiral explique : « Elasticsearch nous permet d'aider les clients à trouver facilement des contrats spécifiques. Lorsque les échéances de renouvellement approchent, nous envoyons des notifications proactives afin d’éviter tout oubli de dates importantes. »
Des économies pour plus d’un million de clients à travers le monde
Les clients en bénéficient doublement. En premier lieu, ils économisent un temps précieux. Comme l’explique Hiral, « Imaginez une équipe juridique recevant une demande à 21 h pour trouver un accord fournisseur spécifique. » Par le passé, cela pouvait nécessiter des heures de travail. Avec Navigator et Elasticsearch, cela prend désormais moins d’une minute, ce qui améliore considérablement l’efficacité. » Deuxièmement, Navigator peut contribuer à réaliser des économies. Beaucoup négligent l'importance de la gestion active des accords. Hiral précise : « L’une de nos caractéristiques principales allie l’IA à Elastic afin d’identifier proactivement les opportunités de renouvellement, générant ainsi des économies pour nos clients. »
Par exemple, les clients peuvent se retrouver à payer pour des services de fournisseurs non utilisés. Docusign peut désormais identifier ces situations et envoyer des rappels. Comme l’explique Hiral : « Cette approche proactive permet à nos clients de réaliser des économies en identifiant les services et contrats inutilisés, avant que les coûts ne s’accumulent. »
Elasticsearch permet également à Docusign d'ajouter rapidement de nouvelles fonctionnalités à sa plateforme IAM. « L’efficacité du navigateur dépend de sa capacité à trouver et analyser les informations qu’il contient », explique Hiral. Elastic donne à Docusign les moyens d’améliorer ses capacités de recherche et d’analyse, en veillant à ce que les utilisateurs profitent toujours des innovations les plus récentes qui offrent de la valeur et des perspectives.
Répondez à plus de besoins avec Elastic Cloud Serverles
Hiral salue l’équipe Elastic pour le soutien apporté à la mission de Docusign : offrir l’IA générative aux clients à travers le monde. « L’un des aspects les plus appréciables du travail avec l’équipe Elastic est leur capacité à écouter et à s’adapter », souligne Hiral. « Nous avons testé leurs limites avec nos besoins spécifiques, mais ils proposent constamment des idées novatrices et travaillent en collaboration avec nous pour réaliser nos objectifs. »
À un stade des discussions sur les tests bêta, Hiral a fait part de sa volonté d’optimiser les coûts. L’équipe Elastic a réagi en proposant différentes options de stockage — comme le stockage à chaud, à froid et intermédiaire — afin d’apporter une valeur ajoutée supérieure et une meilleure rentabilité. En outre, la nouvelle technologie serverless d’Elastic permettra à Docusign de proposer des solutions fondées sur des architectures cloud-native à ses clients à grande échelle.
Hiral explore l’intégration des fonctionnalités de recherche sémantique dans la plateforme IAM. Elle imagine une approche de type questions-réponses s’appuyant sur la base de données vectorielle d’Elasticsearch et sur la solution RAG. Cette approche permettrait aux utilisateurs de formuler des questions en langage naturel et d’obtenir des réponses précises et pertinentes fondées sur les données du référentiel. Hiral est convaincue que cette méthode renforcera l’interaction avec les utilisateurs et facilitera la prise de décisions basées sur les données.
