Déclaration de confidentialité relative aux candidats

Date de prise d'effet : 1er janvier 2020

Elasticsearch, Inc. et nos filiales et sociétés apparentées ("Elastic," "nous," "notre" et "nos") nous engageons à protéger votre vie privée. La présente Déclaration de confidentialité relative aux candidats (la "Déclaration") décrit les pratiques en matière de protection de la vie privée applicables à la collecte, l'utilisation et la divulgation d'informations vous concernant en tant que candidat identifié ou identifiable (les "Données à caractère personnel") lorsque vous ("vous," "votre" ou "le Candidat") nous contactez au sujet de nos postes à pourvoir ou possibilités de stage, quelle que soit la méthode employée (ensemble, les "Sites"), ainsi que la façon dont nous utilisons et partageons lesdites informations. Nous sommes très heureux de l'intérêt que vous portez à Elastic et nous prenons soin de traiter et utiliser vos Données à caractère personnel de façon responsable.

Pour toute question relative à la présente Déclaration, contactez-nous à l'adresse privacy@elastic.co.

Résidents de l'EEE

Dans le cas où vous résidez dans l'Espace économique européen ("EEE") ou en Suisse, consultez également la section "Vos droits en matière de protection de la vie privée" ci-après pour de plus amples renseignements.

Quelles Données à caractère personnel recueillons-nous ?
Comment utilisons-nous vos Données à caractère personnel ?
Comment partageons-nous vos Données à caractère personnel ?
Fondements juridiques du traitement de vos Données à caractère personnel
Vos droits en matière de protection de la vie privée
Transferts internationaux de vos Données à caractère personnel
Sécurité
Conservation de vos Données à caractère personnel
Vos responsabilités
Modifications de la présente Déclaration
Nous contacter

Quelles Données à caractère personnel recueillons-nous ?

Aux fins du traitement de votre candidature, nous vous demandons de nous fournir des Données à caractère personnel vous concernant. Vous fournissez lesdites informations volontairement et définissez l'étendue des informations fournies à Elastic. Toutefois, certaines informations peuvent être nécessaires à l'évaluation de votre candidature et leur absence peut limiter notre capacité à étudier cette dernière.

Auprès de vous

En tant que Candidat, vous fournissez à Elastic certaines données à caractère personnel, y compris des renseignements relatifs à votre parcours de formation et vos expériences professionnelles, vos coordonnées et préférences de contact, vos qualifications professionnelles, votre permis de travail ou visa, ainsi que toute opportunité professionnelle, et notamment tout emploi, à laquelle vous souhaitez postuler. Vous pouvez également décider de fournir à Elastic des renseignements supplémentaires, tels que votre curriculum vitae ou vos relevés de notes, vos références professionnelles et tout renseignement connexe, ou encore vos demandes de rémunération, ainsi que des renseignements sur vos problèmes de santé ou besoins particuliers et les mesures d'adaptation que vous êtes en droit de demander au cours du processus de recrutement.

Données à caractère personnel sensibles

Certaines Données à caractère personnel peuvent être considérées comme des données à caractère personnel sensibles en vertu de certaines lois sur la protection de la vie privée. Les données à caractère personnel sensibles comprennent, par exemple, tout numéro d'identification délivré par le gouvernement, ainsi que toute information relative à l'origine raciale ou ethnique d'un individu, ses opinions politiques ou croyances religieuses, son état de santé physique ou mentale, son orientation sexuelle ou son appartenance syndicale. Elles peuvent comprendre des renseignements sur les infractions pénales ou condamnations d'un individu, ainsi que toute autre information jugée sensible en vertu du droit applicable en matière de protection des données.

Elastic ne demande aucune Donnée à caractère personnel sensible en lien avec le recrutement, excepté lorsque le droit local le permet ou l'exige (par exemple, à des fins de suivi de l'égalité des chances ou de respect de toute politique interne relative à la diversité et la lutte contre la discrimination). Lorsque le droit applicable en matière de protection des données ou de la vie privée l'exige, nous demandons votre consentement à l'utilisation de vos Données à caractère personnel sensibles.

Auprès de tiers

Elastic peut également recueillir des informations auprès de tiers légalement autorisés à les partager avec nous, par exemple en lien avec tout contrôle préalable à l'embauche, vérification du parcours ou référence professionnelle. Il peut également s'agir de sites de médias sociaux (tels que LinkedIn).

Lorsque le droit le permet et dans la mesure applicable, Elastic peut également être amenée à vérifier votre parcours ou vos antécédents judiciaires afin de déterminer si vous convenez à une opportunité ou un poste à pourvoir.

Par des moyens automatisés

Nous recueillons automatiquement des Données à caractère personnel à partir de nos Sites, par exemple à partir de notre page "Carrières" sur laquelle vous pouvez consulter et chercher des postes à pourvoir. Pour des renseignements plus détaillés sur les Données à caractère personnel que nous recueillons par le biais de nos Sites, consultez notre Déclaration relative aux cookies.

Comment utilisons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous employons vos Données à caractère personnel (telles que définies ci-avant) dans notre processus de candidature et recrutement à des fins telles que :

  • l'évaluation de vos qualifications, compétences et centres d'intérêt par rapport à nos opportunités professionnelles,
  • la vérification des informations fournies par vous-même ou des tiers, le contrôle des références ou la vérification des antécédents (le cas échéant),
  • le déroulement du processus de recrutement et d'entretien,
  • la préparation d'une lettre d'offre d'emploi, lorsque votre candidature est retenue,
  • la gestion et l'amélioration de nos processus de recrutement,
  • la préparation de rapports de gestion contenant une analyse relative aux indicateurs de recrutement, tels que la longueur du processus de recrutement,
  • le respect des lois, réglementations, processus légaux ou demandes gouvernementales applicables, ou
  • des recherches proactives sur votre parcours de formation, vos expériences professionnelles et vos compétences, et la prise de contact avec vous lorsque nous estimons que vous pourriez convenir à un poste au sein d'Elastic.

Nous employons également vos informations aux fins de la protection des droits et biens d'Elastic et de nos utilisateurs, candidats ou employés, ou encore du public, lorsque le droit l'exige ou le permet.

Dans le cas où vous acceptez un emploi au sein d'Elastic, les informations recueillies au cours du processus de candidature et recrutement sont intégrées à votre relevé d'emploi.

Comment partageons-nous vos Données à caractère personnel ?

Elastic s'interdit de vendre les informations figurant sur votre dossier de candidature à des tiers non affiliés, aux fins de leurs propres activités de marketing. Nous prenons soin de limiter l'accès à vos Données à caractère personnel aux seules personnes ayant besoin d'y accéder aux fins de l'exécution de leurs tâches et devoirs, ainsi qu'aux tiers ayant une raison légitime d'y accéder. Nous pouvons partager des Données à caractère personnel vous concernant avec des tiers dans les situations suivantes :

  • Avec nos filiales et sociétés apparentées, en lien avec les finalités décrites ci-avant.
  • Avec des vendeurs, consultants et autres prestataires de services : Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel en interne et avec des prestataires de services, agents et autres tiers (par exemple, des recruteurs, consultants, avocats et services de vérification des antécédents, lorsque nécessaire, en lien avec le recrutement, l'emploi, la direction de l'entreprise et les acquisitions, ainsi que toute exigence légale ou réglementaire). Nous exigeons desdits tiers qu'ils protègent les informations reçues en employant des mesures de sécurité adaptées. Nous leur interdisons d'utiliser lesdites informations à leurs propres fins ou lorsque ladite utilisation n'est pas nécessaire à la prestation du service.
  • Aux fins du respect des lois ou des demandes émanant de tout organisme chargé de l'application de la loi, organisme de réglementation, agence gouvernementale, tribunal ou tiers compétent : Nous pouvons divulguer des informations lorsque nous estimons que ladite divulgation est nécessaire ou exigée par toute loi ou réglementation, afin de nous conformer à tout processus judiciaire ou demande gouvernementale (y compris en réponse aux autorités publiques afin de nous conformer aux lois sur l'égalité des chances, la sécurité nationale ou les exigences d'application de la loi) ou afin d'exercer, faire reconnaître ou défendre nos droits légaux.
  • Transferts de l'activité : Nous pouvons partager ou transférer vos informations en lien avec tout financement, fusion, vente d'actifs de la société, acquisition, dissolution, réorganisation de la société ou événement similaire, ou lors des négociations relatives audit événement. Nous nous engageons à informer tout acheteur du fait que vos informations peuvent uniquement être utilisées conformément à la présente Déclaration.
  • Avec votre consentement : Nous pouvons divulguer vos Données à caractère personnel à toutes fins avec votre consentement.

Fondements juridiques du traitement de vos Données à caractère personnel

Les fondements juridiques de notre traitement de vos Données à caractère personnel dans l'EEE et en Suisse, tel que décrit dans la présente Déclaration, comprennent :

  • la préparation et la conclusion de tout contrat de travail avec vous,
  • l'obtention de tout consentement spécifique, que vous pouvez révoquer à tout moment,
  • le respect de nos obligations légales,
  • la protection de vos intérêts vitaux ou ceux d'autrui, et
  • le cas échéant, nos intérêts légitimes (ou ceux d'autrui), y compris nos intérêts relatifs à l'étude de candidats à toute opportunité d'emploi actuelle ou future, ainsi qu'à la gestion et l'amélioration de nos processus de recrutement et d'embauche, excepté lorsque vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux, qui requièrent la protection des données à caractère personnel, prévalent sur lesdits intérêts légitimes.

Données faisant l'objet de protections particulières : Certaines informations, telles que les données de santé, font l'objet de protections particulières en vertu du droit de l'UE. Nous pouvons traiter lesdites données lorsque cela est nécessaire afin de nous acquitter de nos obligations ou d'exercer, faire reconnaître ou défendre tout droit dont nous disposons dans le cadre de toute demande en justice, ou avec votre consentement explicite, ou encore aux fins de l'exercice de nos droits ou des vôtres dans le contexte du droit du travail ou de la sécurité sociale. Par exemple, nous pouvons être amenés à traiter des informations relatives à votre santé afin de tenir compte de tout besoin particulier que vous pourriez avoir lors de votre visite dans nos locaux pour un entretien.

Vos droits en matière de protection de la vie privée

En vertu du droit applicable (par exemple, le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne ("UE") applicable aux données à caractère personnel des résidents de l'UE, ou la Loi de la Californie de 2018 sur la vie privée des consommateurs), vous pouvez disposer d'un droit légal d'accéder aux Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Dans le cas où vous souhaitez examiner, corriger ou mettre à jour vos Données à caractère personnel, ou exercer tout droit de retrait de votre consentement à la collecte de toute information, contactez-nous à l'adresse privacy@elastic.co. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les plus brefs délais et dans le respect du droit applicable. Notez que, dans certains cas, et lorsque cela est autorisé, nous pouvons facturer des frais pour répondre aux demandes d'accès aux données.

Transferts internationaux de vos Données à caractère personnel

Elastic opère dans le monde entier, ce qui signifie que vos Données à caractère personnel, y compris toutes Données à caractère personnel recueillies dans l'Espace économique européen ("EEE") ou en Suisse, peuvent être stockées et traitées hors du pays ou de la région dans lequel elles ont été recueillies. Nous nous engageons à protéger vos Données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration lors de leur traitement, et à prendre toute mesure adéquate, notamment contractuelle, afin de les protéger conformément aux lois applicables. Lesdites mesures comprennent la mise en œuvre des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et le respect des décisions d'adéquation prises par la Commission européenne au sujet de certains pays, le cas échéant, lors de tout transfert de données de l'EEE vers les États-Unis ou tout autre pays. Nous avons mis en œuvre des garanties adéquates similaires auprès de nos prestataires de services, partenaires et sociétés apparentées.

Sécurité

Nous prenons la sécurité au sérieux et employons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos informations. Toutefois, aucune procédure de sécurité n'est totalement sûre ; nous vous encourageons par conséquent à faire preuve de prudence lors de la divulgation de Données à caractère personnel en ligne, et à employer des outils tels que la sécurité des points d'extrémité, les pare-feux Internet, les logiciels antivirus et anti espion, et des technologies similaires afin de vous protéger en ligne. Dans le cas où vous avez une raison de croire que votre interaction avec nous n'est plus sûre, veuillez nous en aviser immédiatement (en vous référant à la section "Nous contacter" ci-après).

Conservation de vos Données à caractère personnel

Nous conservons vos Données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins du respect de nos obligations légales, la résolution des litiges et l'application de nos engagements contractuels, ou aux fins de nos intérêts légitimes, tels que l'étude de votre profil en lien avec toute autre opportunité d'emploi actuelle ou future au sein d'Elastic.

Dans le cas où votre candidature à un poste au sein d'Elastic est retenue, nous conservons les informations fournies lors du processus de candidature, ainsi que des renseignements relatifs à votre processus de candidature, dans nos dossiers du personnel.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas que nous conservions vos informations afin d'étudier votre profil en lien avec tout autre rôle, ou dans le cas où vous souhaitez mettre à jour lesdites informations, contactez-nous à l'adresse privacy@elastic.co. Notez toutefois que nous pouvons conserver certaines informations lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire afin de nous protéger contre toute action en justice.

Vos responsabilités

Vous êtes responsable des informations que vous mettez à disposition d'Elastic ; il vous incombe de vous assurer qu'elles sont honnêtes, vraies, exactes et aucunement trompeuses. Il vous incombe de vous assurer que lesdites informations ne peuvent donner lieu à aucune action en justice, et notamment qu'elles ne présentent aucun contenu vulgaire ou diffamatoire, aucun contenu qui porte atteinte aux droits de tout tiers ni aucun code nuisible. En outre, dans le cas où vous fournissez toute information relative à autrui, telle que toute personne que vous indiquez comme référence ("personne de référence"), il vous incombe de fournir toute notification et obtenir tout consentement nécessaire afin de permettre à Elastic de recueillir et utiliser lesdites informations de la façon décrite dans la présente Déclaration, et ce, avant de fournir à Elastic les Données à caractère personnel de toute personne de référence.

Modifications de la présente Déclaration

Elastic peut examiner et mettre à jour la présente Déclaration en réponse à toute évolution légale, technique ou commerciale. Lors de toute mise à jour de la présente Déclaration, nous indiquons la date de sa révision la plus récente ci-avant. En cas de modification importante de la présente Déclaration, nous pouvons prendre des mesures appropriées afin de vous en aviser, en adéquation avec l'importance de ladite modification. Nous vous encourageons à examiner fréquemment la présente Déclaration afin de vous tenir informé de la façon dont Elastic traite vos informations.

Nous contacter

Pour toute question ou inquiétude relative à la présente Déclaration, vous pouvez nous appeler au +1.650.458.2620 ou nous écrire par voie électronique à l'adresse privacy@elastic.co ou par voie postale à l'adresse suivante :

Elasticsearch, Inc.
Attn: Privacy Team
800 W. El Camino Real, Suite 350
Mountain View, CA 94040, États-Unis

ou

Elasticsearch B.V.
Attn: Privacy Team
Keizersgracht 281
1016 ED Amsterdam
Pays-Bas

Délégué à la protection des données Elastic a nommé un Délégué à la protection des données externe pour les personnes concernées basées en Allemagne. Pour toute question relative à la collecte, au stockage, au partage ou à l'utilisation des informations, ou pour toute demande d'exercice des droits des personnes concernées, contactez nos Délégués à la protection des données à l'adresse suivante : elastic@rehm-datenschutz.de.

Dans le cas où nous ne sommes pas en mesure de dissiper vos inquiétudes, vous pouvez contacter votre autorité locale de contrôle de la protection des données ou exercer un recours devant les tribunaux lorsque vous estimez que vos demandes d'exercice de vos droits n'ont pas été honorées.

Cette page est traduite de l'anglais à titre d'information. En cas de divergence entre les informations fournies sur cette page et celles de la version anglaise, la version anglaise prévaudra.