Os clientes encontram documentos em minutos, não em horas
Com o Elasticsearch, o Docusign reduz drasticamente o tempo que os clientes precisam para recuperar documentos críticos para os negócios.
Repositório escalável com o Elasticsearch
Os clientes podem adicionar milhões de contratos diariamente com segurança sabendo que o repositório central da Docusign chamado Navigator é resiliente e escalável com o Elasticsearch.
O Elasticsearch é a única solução que pode lidar com bilhões de novos contratos todos os dias e, ao mesmo tempo, permitir que a Docusign ofereça os benefícios da IA generativa aos clientes
A Docusign é uma empresa de gestão inteligente de acordos (IAM) com 1,6 milhão de clientes e mais de 1 bilhão de usuários em 180 países, prestando serviços para processar milhões de acordos diariamente. A organização está usando AI generativa para transformar como as empresas criam, gerenciam e analisam contratos. Ela optou por colocar o Elasticsearch, construído na plataforma Elasticsearch, no centro de sua plataforma Docusign IAM.
Hiral Shah, diretora de produto da Docusign, explica que, antes do IAM, os usuários geralmente precisavam procurar os contratos em várias plataformas, como Google Drive, SharePoint e até e-mail. "Por exemplo, um profissional de compras que trabalha com um fornecedor precisava checar com o departamento jurídico se havia algum NDA, procurando em vários sistemas e lendo todo o documento para garantir a conformidade", ela lembra.
Agora, o IAM mostra os principais insights dos contratos para os clientes encontrarem informações críticas específicas nos contratos, tudo no Elasticsearch, em segundos. Com esses insights, eles podem criar e renovar contratos com mais rapidez e agilizar todo o processo de gerenciamento de contratos para economizar dinheiro, reduzir riscos e expandir os negócios.
Microsoft Azure e Elasticsearch: o melhor dos dois mundos
A Docusign inicialmente hospedava o Elasticsearch nos próprios servidores, mas, mais recentemente, migrou para a nuvem e agora executa o Elasticsearch no Microsoft Azure. "Isso nos dá o melhor dos dois mundos", comemora Hiral. "Podemos oferecer poderosas capacidades de IA graças à nossa parceria com o Microsoft Azure AI e as robustas funcionalidades de buscas da Elastic."
No repositório da DocuSign, chamado Navigator powered by Elasticsearch, os usuários podem fazer uma pergunta — como "encontre todos os contratos com cláusulas de rescisão" — na barra de busca. O Elasticsearch indexa todos os acordos relevantes e destaca o conteúdo, dando não apenas a resposta, mas também o contexto ao redor.
"Muitas vezes, nos perguntam: 'Por que o Elasticsearch?' Um dos principais motivos é o grande volume de acordos com os quais lidamos — milhões diariamente. Não há outra empresa no mundo que saiba gerenciar esse nível de atividade, o que faz da Elastic um parceiro essencial nas nossas operações."
Hiral enfatiza o papel da IA em todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação e negociação até a execução e análise. Por exemplo, se um cliente precisar redigir um contrato de locação, a IA gera uma versão inicial para ele. Durante a fase de negociação, a revisão assistida por IA da Docusign pode acelerar tudo com riscos sugeridos, destacando os principais desvios e sugerindo mudanças.
Na hora de executar, a confirmação da identidade garante que o signatário seja quem diz ser. Uma vez assinado, o acordo é armazenado em um repositório central chamado Docusign Navigator, onde todos os dados são estruturados. Hiral explica: "O Elasticsearch nos permite ajudar os clientes a encontrar facilmente acordos específicos." À medida que os prazos de renovação se aproximam, enviamos proativamente os avisos para não perder datas importantes.
Economia para mais de um milhão de clientes em todo o mundo
Os clientes se beneficiam duas vezes. Primeiro, eles economizam bastante tempo. Como Hiral explica: "Imagine uma equipe jurídica recebendo um pedido às 21 h para encontrar um acordo específico com o fornecedor. Tradicionalmente, isso pode levar horas. Com o Navigator e o Elasticsearch, agora leva menos de um minuto, melhorando dramaticamente a eficiência." Segundo, o Navigator pode gerar economias financeiras. Muitos ignoram o valor da gestão ativa dos acordos. Hiral observa: "Um dos nossos principais recursos combina IA com Elastic para identificar proativamente oportunidades de renovação, economizando dinheiro para os clientes."
Por exemplo, clientes podem pagar por serviços de fornecedores não utilizados. A DocuSign agora pode identificar essas situações e enviar lembretes. Como explica Hiral: "Essa abordagem proativa ajuda nossos clientes a economizarem dinheiro ao abordar serviços e contratos não utilizados antes que os custos se acumulem."
O Elasticsearch também permite que a Docusign adicione rapidamente novos recursos à sua plataforma IAM. "A eficácia do Navigator depende da capacidade de encontrar e analisar informações dentro dele", explica Hiral. A Elastic capacita a Docusign a aprimorar os recursos de busca e análise, garantindo que os usuários se beneficiem consistentemente das inovações mais recentes que oferecem valor e insights.
Sirva mais com o Elastic Cloud Serverless
Hiral elogia a equipe da Elastic por apoiar a missão da Docusign de levar IA generativa a clientes em todo o mundo. Hiral conta: "Um dos melhores aspectos de trabalhar com a equipe da Elastic é a disposição deles em ouvir e se adaptar. Levamos a eles ao limite com nossos requisitos únicos, mas eles sempre retornam com ideias inovadoras e colaboram para atingir nossos objetivos."
Em um momento durante as discussões sobre testes beta, Hiral expressou o desejo de otimizar custos. A equipe da Elastic respondeu sugerindo várias capacidades de armazenamento — como armazenamento quente, médio e frio — que oferecem maior valor e eficiência em custos. Além disso, a nova tecnologia serverless da Elastic permitirá que a Docusign entregue soluções baseadas em arquiteturas nativas em nuvem em larga escala para os clientes.
Hiral está explorando a integração de recursos de busca semântica na plataforma IAM. Ela imagina uma abordagem de perguntas e respostas que utilize o banco de dados vetorial do Elasticsearch e a solução em RAG. Isso permite aos usuários fazer perguntas em linguagem natural e receber respostas precisas e relevantes com base nos dados do repositório. Hiral acredita que essa abordagem vai melhorar a interação do usuário e facilitar a tomada de decisões baseadas em dados.
