什么是知识管理？
知识管理的定义
知识管理是在组织内部创造、获取、构建、存储、分析和共享知识以提高运营效率的过程。由于所有组织都依赖数据，知识管理工具有助于确保有效决策。组织如何管理数据（或知识）直接影响到生产力、增长和弹性。有效的知识管理系统能让员工在需要时快速获取信息。其结果是改进了协作，加快了响应速度，改善了客户服务，并提高了整体业务成果。
知识管理捕获、记录并传播从团队和组织数据到内部和外部新闻的重要信息。市场趋势、绩效报告、战略文件、采购流程等构成了信息网络，有效管理这些信息可提高运营效率。
知识管理依赖于由数据库和协议组成的知识管理系统。有效的知识管理还需要了解为组织运营服务的关键或辅助流程。随着数据量的增加和公司向分布式模型的发展，高效的知识管理为组织提供了更高的灵活性、速度和更好的见解。这就是搜索的作用。通过利用搜索的力量和搜索 AI 技术的力量来增强知识管理系统和能力，组织可以增强决策能力并推动创新。
知识类型
组织主要依赖三种类型的知识：显性知识、缄默知识和隐性知识。显性、缄默和隐性知识在组织中发挥着不同的作用。它们通常分别被描述为事实知识 (know-what)、技能知识 (know-how) 和原理知识 (know-why)。了解哪类信息属于哪类知识是有效知识管理的关键所在，对知识的识别、获取和存储具有指导意义。
显性知识
显性知识是指易于定义、记录和传播的知识。它是最容易共享的知识类型。显性知识可包括操作程序、公司政策、研究报告、财务和历史数据、经批准的常见问题等。如果您能说出来或写下来，那就是显性知识。
企业需要明确的知识来培训新员工、维持质量控制并确保遵守法规。知识库就像公司的标准操作程序，包含显性知识，指导员工完成各种任务。通过有效地管理显性知识，组织可以提高效率和弹性：团队可以减少错误并确保始终遵循最佳实践。
缄默知识
缄默知识是从个人经验中获得的知识，较难定义。它包括随着时间的推移而获得的一系列本能、直觉和技能。获取缄默知识并不像获取显性知识那么简单。它可以通过指导、共同工作、共享空间和体验以及学徒制来传递。
缄默知识的一个例子可能是项目经理解读客户需求的方式：他们可能通过直觉和多年的经验了解到，客户需要更频繁的更新和更多的合作方式来交付成果，以保持成功的合作关系。项目经理可能无法清楚地解释自己的直觉，但他们将拥有成功所需的缄默知识。
隐性知识
隐性知识有时可与缄默知识互换使用，但也可定义为显性知识（即专有技术）的应用。它尚未编纂成文，但充当了显性知识和缄默知识之间的桥梁。例如，程序员可能会咨询同伴，以了解针对特定问题应采取的行动方案。他们的同伴会分享自己的隐性知识，帮助解决问题。
为了记录隐性知识，组织可以鼓励反思性实践，例如汇报或项目后评估，在此期间员工可以讨论他们的经验和见解。这就提高了隐性知识的可见度，使其他人能够获取这些知识，并服务于组织内的知识管理过程。
知识管理的 5 个 P
最终，组织可以依靠知识管理的 5 个 P：目的、人员、流程、平台和绩效。
- 目的：这里要问的问题是，组织的总体目标是什么，知识如何促进和帮助实现这些战略目标。
- 人员：拥有适当技能的人可以为组织的知识做出贡献。知识管理还取决于对最终用户和利益相关者需求的了解。
- 流程：知识管理与组织的制度、管理和政策息息相关，并确保有效遵循这些内容。
- 平台：获取和共享知识取决于找到正确的工具、技术方法和解决方案。
- 绩效：与任何管理项目一样，持续根据组织目标衡量绩效并建立反馈循环至关重要。
通过定义这些组成部分，组织可以形成量身定制的战略，并建立自己的最佳实践，以启动高效的工作流程、选择正确的工具、确定利益相关者并衡量知识管理计划的成功与否。
知识管理流程
知识管理流程在不同组织和领域有所差异，就像流程和标准实践也有所不同一样。然而，有效的知识管理本质上是一个系统化的过程，有时用四个 C 来定义：创造、获取、整理和协作。虽然这一过程不同阶段的名称可能有所不同，但在组织内部获取、存储、共享和利用知识通常涉及以下步骤：
1. 知识创造
知识管理流程的第一步是确定组织中存在哪些知识以及哪些信息对运营至关重要。这就是知识创造。在这一步中，理解显性知识、缄默知识和隐性知识之间的区别，对于制定管理流程的后续步骤至关重要。
2. 知识捕获
一旦获得知识，就必须对其进行捕获、记录和/或编纂。组织可以在电子表格或手册等结构化数据库中记录显性知识。隐性和缄默知识可以在存储之前通过访谈、指导计划或案例研究来捕获。
3. 知识存储
知识存储是知识管理流程中的关键步骤。信息存储的方式和位置决定了相关方获取信息的难易程度。这一步需要建立信息技术系统，即 IT 系统：知识在这里变成信息，信息在这里变成数据。在信息技术系统中，大多数类型的知识都被归类为非结构化数据，并存储在知识库或数据库中。不同类型的数据可能需要不同的格式，以适应特定的存储库。
4. 知识共享
知识一旦被获取、捕获和存储，就可以通过培训、情况介绍和交流等方式在组织内共享，供个人和集体使用。成功的知识共享或传播与组织文化息息相关：如果公司从基层鼓励知识共享，就会有助于信息的传播。这反过来又能帮助组织通过提高生产率、提升士气并最终提高弹性来保持竞争优势。
5. 知识审查和更新
总而言之，审查和更新知识是一个持续不断的过程的重要组成部分。随着知识的发展，对知识的捕获也必须与时俱进。过时的信息会成为任何组织机器的绊脚石。这就是为什么通过审计进行频繁的知识审查并根据需要更新知识非常重要。
知识管理的优势
只要方法得当，知识管理的好处就会从内部绩效扩展到业务增长。组织使用和生成信息来发挥作用。了解、利用这些信息并将其应用到业务实践中，可保持公司的竞争力。有效的知识管理系统通过优化运营效率和推动创新，影响生产力、效率和底线。
更高的绩效
在需要时轻松无阻地获取信息，使员工能够更快地做出决策、更好地协作且更高效地工作。其结果是，整个组织的绩效得到提高。
改进的竞争分析
为组织量身定制的知识管理将在流程的知识识别阶段考虑哪些数据与企业相关。通过收集、处理和存储与市场趋势、竞争对手和客户偏好相关的信息，组织可以在竞争分析过程中占得先机。
持续改善
知识共享有助于组织内部的持续改进。当员工相互学习并获取最新信息时，组织就会从中受益，尤其是在组织实施了知识共享文化的情况下。捕获知识也是支持流程、产品和服务改进的持续反馈循环的一部分。
加快创新
当知识可以自由共享且易于获取时，创新就能蓬勃发展。成功的知识管理通过连接不同的信息来促进思想交流，鼓励协作，并帮助突破孤岛。这会带来突破性创新。通过更方便地获取知识和培育知识共享文化，组织可以利用员工的集体智慧，产生新的想法和解决方案。
有效知识管理的策略
确定成功的知识管理策略可以从了解知识管理失败的原因开始。囤积知识（反知识共享）会导致严重的知识差距，并显著降低工作效率。共享过时的信息同样会对底线产生负面影响。最常见的情况是，搜索信息既耗费时间又耗费资源，与生产力和效率背道而驰。有效的知识管理依赖于以下战略：
组织文化和领导力：文化是知识囤积或把关的解药，也是成功的知识管理系统的核心。积极鼓励和奖励知识共享（显性、隐性和缄默）的环境有助于合作和提高工作效率并推动创新。
激励和奖励：为了巩固知识共享文化，组织可以对员工实施激励和奖励措施。鼓励员工参与知识管理，最终有助于整体的持续进程：替换过时的信息对于知识管理的成功至关重要。实施经常性知识更新协议有助于应对组织中不断变化的信息流。
知识管理系统：知识管理系统 (KMS) 对知识的获取、存储和传播至关重要。这些系统要为用户提供服务，就必须方便用户使用，易于访问，并与必要的工具相结合。
搜索信息可能是提高效率的最大障碍。在知识管理系统中使用搜索工具对于有效的知识传播和应用至关重要。通过对话式搜索应用程序利用 AI 也可以被视为搜索和知识管理集成的下一步。
- 培训与发展：虽然实施知识共享文化、激励和奖励是高效知识管理的关键战略，但还需要员工培训和发展的支持。这就确保了组织内部的知识管理标准化，并增强了员工的能力。
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