Docusign lleva el poder de la IA generativa a clientes de todo el mundo con Elastic

Docusign es una empresa de gestión inteligente de acuerdos (IAM) con 1.6 millones de clientes y más de mil millones de usuarios en 180 países, que emplean sus servicios para procesar millones de acuerdos al día. La organización está utilizando el poder de la IA generativa para transformar la forma en que las empresas crean, gestionan y analizan contratos. Eligió ubicar Elasticsearch, basado en la Elasticsearch Platform, en el corazón de su plataforma de IAM, Docusign.

Hiral Shah, director de producto de Docusign, explica que antes de la IAM, los usuarios a menudo tenían que buscar en múltiples plataformas, como Google Drive, SharePoint e incluso correo electrónico, para encontrar acuerdos. "Por ejemplo, un profesional de compras que trabaje con un proveedor tendría que consultar con el departamento legal para ver si existe un NDA, buscar en varios sistemas y luego leer todo el documento para garantizar el cumplimiento", dice ella.

Ahora, la IAM puede mostrar información clave del acuerdo para que los clientes puedan encontrar información crítica específica en sus acuerdos impulsados por Elasticsearch en segundos. Con esta información, pueden crear y renovar contratos más rápido y agilizar todo el proceso de administración de acuerdos para ahorrar dinero, reducir el riesgo y hacer crecer su negocio. 

Docusign inicialmente alojaba Elasticsearch en sus propios servidores, pero más recientemente pasó a la nube y ahora ejecuta Elasticsearch en Microsoft Azure. "Esto nos da lo mejor de los dos mundos", dice Hiral. "Podemos ofrecer potentes capacidades de IA a partir de nuestras asociaciones con Microsoft Azure AI con las sólidas funcionalidades de búsqueda de Elastic".

En el repositorio de Docusign llamado Navigator impulsado por Elasticsearch, los usuarios pueden hacer una pregunta, como "encuentra todos los acuerdos con cláusulas de rescisión", en la barra de búsqueda. Elasticsearch indexa todos los acuerdos relevantes y resalta el contenido, por lo que proporciona no solo la respuesta sino también el contexto circundante.

Hiral enfatiza el papel de la IA a lo largo de todo el ciclo de vida del acuerdo, desde la creación y negociación hasta la ejecución y el análisis. Por ejemplo, si un cliente necesita redactar un contrato de arrendamiento, la IA generará una versión inicial para ellos. Durante la fase de negociación, Docusign AI-Assisted Review puede acelerar este proceso con sugerencias de correcciones, ya que resalta las desviaciones clave y propone cambios.

Cuando llega el momento de firmar, la verificación de identidad garantiza que el firmante sea quien dice ser. Una vez firmado, el acuerdo se almacena en un repositorio central llamado Docusign Navigator, donde se estructuran todos los datos. Hiral explica: "Elasticsearch nos permite ayudar a los clientes a encontrar fácilmente acuerdos específicos". A medida que se acercan los plazos de renovación, enviamos notificaciones de manera proactiva para evitar perder fechas importantes.

Los clientes se benefician por partida doble. En primer lugar, ahorran mucho tiempo. Como explica Hiral, "Imagina que un equipo legal recibe una solicitud a las 9 p. m. para encontrar un acuerdo de proveedor específico. Tradicionalmente, esto podía llevar horas. Con Navigator y Elasticsearch, ahora toma menos de un minuto, lo que mejora drásticamente la eficiencia". En segundo lugar, Navigator puede ayudar a generar ahorros económicos. Muchos pasan por alto el valor de la gestión activa de acuerdos. Hiral señala: "Una de nuestras características clave combina la IA con Elastic para identificar de forma proactiva oportunidades de renovación, lo que les permite a los clientes ahorrar dinero."

Por ejemplo, los clientes podrían pagar por los servicios de proveedores no utilizados. Docusign ahora puede identificar estas situaciones y enviar recordatorios. Como explica Hiral, "Este enfoque proactivo ayuda a nuestros clientes a ahorrar dinero al abordar los servicios y contratos no utilizados antes de que se acumulen los costos".

Elasticsearch también le permite a Docusign agregar rápidamente nuevas características a su plataforma de IAM. "La eficacia del Navigator depende de la capacidad de encontrar y analizar la información que contiene", dice Hiral. Elastic permite a Docusign mejorar las capacidades de búsqueda y análisis, lo que garantiza que los usuarios se beneficien constantemente de las últimas innovaciones que aportan valor e información.

Hiral elogia al equipo de Elastic por apoyar la misión de Docusign de llevar la IA generativa a clientes de todo el mundo. Hiral dice, "Uno de los mejores aspectos de trabajar con el equipo de Elastic es su disposición a escuchar y adaptarse. Los hemos llevado al límite con nuestros requisitos únicos, pero constantemente regresan con ideas innovadoras y colaboran para lograr nuestros objetivos".

En una etapa de las conversaciones sobre las pruebas beta, Hiral expresó el deseo de optimizar el costo. El equipo de Elastic respondió sugiriendo varias capacidades de almacenamiento (como los niveles de almacenamiento en caliente, templado y en frío) que ofrecen mayor valor y rentabilidad. Además, la nueva tecnología sin servidor de Elastic le permitirá a Docusign ofrecer soluciones basadas en arquitecturas nativas en la nube a sus clientes a escala.

Hiral está explorando la integración de funciones de búsqueda semántica en la plataforma de IAM. Imagina un enfoque de preguntas frecuentes que aproveche la base de datos vectorial de Elasticsearch y la solución de RAG. Esto les permitiría a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas precisas y relevantes basadas en los datos del repositorio. Hiral cree que este enfoque mejorará la interacción del usuario y facilitará la toma de decisiones basada en datos.