Avec Elastic Cloud, Karbon peut rapidement ajouter une capacité de stockage de recherche pour faire face à la croissance des activités.
Grâce au modèle de tarification prévisible et flexible d'Elastic, les budgets informatiques peuvent être planifiés.
Dans le domaine de la comptabilité, pour pouvoir établir des rapports financiers précis, il est crucial de gérer les connaissances avec efficacité, c.-à-d. d'organiser et d'analyser l'ensemble des informations numériques et physiques de l'entreprise. Ainsi, les cabinets d'expertise comptable peuvent proposer une expérience optimale à leurs clients et, de là, bénéficier d'un avantage concurrentiel. Par le passé, de nombreux workflows de gestion des connaissances étaient déconnectés, manuels ou non surveillés. Mais les choses ont changé avec l'avènement de l'automatisation des processus dans le domaine de la comptabilité.
Leader en la matière, Karbon a mis au point une plateforme de gestion de cabinets basée sur le cloud. Celle-ci prend en charge les workflows internes des cabinets d'expertise comptable, les interactions avec les clients, et les communications. Fondée en 2014, l'entreprise Karbon a connu une croissance exceptionnelle ces dernières années, en particulier lorsque les cabinets ont commencé à travailler à distance en raison de la pandémie de COVID-19.
"Les cabinets d'expertise comptable mettent tout en œuvre pour proposer un service client exceptionnel, qui se base sur des rapports financiers précis", déclare John Freeman, cofondateur et directeur technologique chez Karbon. "Que les employés de ces cabinets travaillent au bureau, en déplacement ou à distance, il est essentiel qu'ils aient la possibilité d'accéder à des données client précises avec facilité et rapidité."
L'une des principales fonctionnalités de la solution de gestion de cabinets de Karbon, c'est la recherche dont les employés se servent pour récupérer des informations pertinentes sur un client spécifique. Les données proviennent principalement de deux catégories : des documents de GRC volumineux, tels que des contrats ou des rapports, et des enregistrements plus petits basés sur des workflows, comme les e-mails, qui sont consultés plus fréquemment.
Karbon a toujours proposé une fonctionnalité de recherche. Néanmoins, son fournisseur de solutions précédent ne disposait pas d'une flexibilité suffisante pour s'adapter à la rapidité du scaling des activités SaaS. De plus, Karbon se voyait imposer une augmentation de coûts conséquente à chaque fois qu'elle dépassait les seuils de stockage définis. Pour rester dans les limites d'utilisation appliquées, l'entreprise devait faire des choix difficiles pour sélectionner les informations à garder et celles à supprimer (par exemple, les anciens e-mails des clients).
Nous voulions fournir à nos clients une visibilité exhaustive sur leurs documents, mais cela impliquait de trouver une solution de recherche plus abordable, où nous pourrions augmenter l'utilisation des données progressivement, plutôt que d'avoir à investir dans un autre cluster de données volumineux une fois le seuil défini dépassé.
Pour relever ce défi, John Freeman et son équipe ont déployé Elasticsearch sur Elastic Cloud sur l'infrastructure AWS Cloud de Karbon. Pour John Freeman, le modèle de tarification en fonction des ressources qu'Elastic proposait était un atout, car il lui permettait de renforcer l'infrastructure à un prix compétitif au fur et à mesure de la croissance des activités.
La tarification d'Elastic nous convient parfaitement. Lorsqu'on scale, il y a un grand nombre d'inconnues en ce qui concerne le futur. Aurons-nous besoin de six data centers dans un an, de douze, de plus, de moins ? Le fait d'avoir cette flexibilité et cette prévisibilité au niveau des coûts est un incroyable avantage.
Côté juridique, il est important que Karbon puisse exécuter sa solution dans plusieurs régions, chacune avec sa propre présence cloud. Actuellement, elle dispose de clusters dans près de six régions AWS différentes.
Avec Elastic Cloud sur AWS, nous pouvons facilement mettre en place une infrastructure dans la plupart des pays et régions en respectant les exigences juridiques locales. C'est l'idéal pour les pays dans lesquels les lois qui régissent le stockage des données sont très strictes.
Karbon a rencontré un tel succès avec Elastic qu'elle cherche de nouveaux moyens d'augmenter le volume et les catégories de documents pour la recherche. Elle cherche notamment à inclure les pièces jointes des e-mails telles que les PDF et les feuilles de calcul. "Il y a un volume phénoménal de contenus à indexer, mais Elastic nous offre la souplesse nécessaire pour le faire de façon progressive et économique", indique John Freeman.
Il déploie actuellement Elastic Observability pour pouvoir réaliser un monitoring de bout en bout de l'infrastructure Karbon. "Nous avons six data centers de production, regroupant chacun plus d'une centaine de services. La capacité à surveiller l'intégrité de ces services, ainsi qu'à détecter et résoudre les éventuelles anomalies, présente une valeur potentielle colossale pour nos clients", déclare John Freeman.
Plus important encore, Karbon a vu le nombre de retours client positifs augmenter depuis le déploiement d'Elastic. En collaborant avec Elastic, l'entreprise peut planifier sa croissance en toute confiance. Elle sait qu'elle peut scaler selon ses besoins grâce à un plan de tarification économique et prévisible.
